Ewidencje i sprawozdania. Obowiązek każdego przedsiębiorcy?

Rachunkowość zajmuje się ewidencją gospodarczą, ale czy każda osoba zarabiająca musi prowadzić ewidencję i sporządzać sprawozdania? Warto zrozumieć różnice między tymi pojęciami, by wiedzieć, kto i kiedy jest zobowiązany do ich prowadzenia.

Ewidencja a sprawozdawczość to nie to samo!

Ewidencja dotyczy systematycznego rejestrowania operacji gospodarczych (m.in. przychody, koszty, wydatki). Obejmuje bieżące księgowanie wszelkich zdarzeń finansowych. Ewidencja zapewnia kontrolę nad finansami firmy. Przedsiębiorca wie, jakie transakcje zostały wykonane i ile kosztowały.

Sprawozdawczość to natomiast sporządzanie raportów na podstawie ewidencji. Sprawozdania finansowe, takie jak bilans czy rachunek zysków i strat, dostarczają szczegółowej analizy sytuacji finansowej firmy. Sporządzane są okresowo, zwykle na koniec roku obrotowego.

Ewidencję zawsze warto prowadzić, pozwala to śledzić sytuację finansową i być przygotowanym na ewentualne obowiązki sprawozdawcze.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdań?

Obowiązek bezwzględny mają:

1) spółki handlowe (w tym również w organizacji), a także inne osoby prawne,

2) osoby fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;

3) przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;

4) jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;

5) gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe; gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,

6) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,

7) oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,

8) jednostki niewymienione powyżej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane,

9) alternatywne spółki inwestycyjne w rozumieniu przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, w tym uprawnionych do posługiwania się nazwą "EuVECA" albo "EuSEF".

Kto powinien się pilnować?

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie poprzez wpis do CEIDG.

Kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą, składa we właściwym rejestrze sądowym (Krajowym Rejestrze Sądowym) w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kto jest zwolniony?

Skarb Państwa i Narodowy Bank Polski.

Co z innymi podmiotami?

Kościelne osoby prawne nieprowadzące działalności gospodarczej prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami wewnętrznymi tych osób.

Uproszczona ewidencja

Jednostki, o których mowa w art. 10a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie.

Koła gospodyń wiejskich działające na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie.

Dziękuję za przeczytanie!

Do zobaczenia w kolejnym wpisie na blogu "Prawnik w Trójmieście"!

Aleksandra

Zastrzeżenie: Materiały zamieszczone na blogu mają charakter informacyjny i edukacyjny.

Nie mogą zastąpić indywidualnej porady prawnej lub doradztwa podatkowego.